Fietsen in het studentencomplex: zo voorkom je onverwachte kosten bij het inleveren

Kort antwoord: onverwachte kosten bij het inleveren van de fiets hebben meestal drie oorzaken: een huur die openblijft, een fiets die het systeem niet bij het complex ziet en een prijs die niemand uitlegde. Je voorkomt ze met een goede parkeerplek, een duidelijk bord en één boodschap voor iedereen.

En als het toch gebeurt, lost Cityflow het op met de student, niet je receptie. De twee betaalmodellen en hoe je ertussen kiest, staan in de gids over e-bikes in studentenhuisvesting. Dit artikel gaat over het einde van de rit.

Waarom is dit belangrijk voor wie het complex leidt?

Omdat de klacht niet bij de student blijft: hij belandt aan de balie. En de receptie kan niets doen met een fiets die ze niet beheert. Het is een zin die we in echte gesprekken met studentencomplexen hebben gelezen: “Vanaf de receptie kunnen we niets doen.” Een voorziening die klachten oplevert, haalt meer weg dan ze toevoegt.

Het tijdstip helpt ook niet. In ons hele netwerk van accommodaties komen de meeste fietsen terug tussen 19.00 en 21.00 uur (dat zie je in de cijfers van de operatie). Het is het einde van de dag: de student komt terug van college of van het sporten, zet de fiets snel neer en gaat naar boven. Hangt goed inleveren af van het lezen van lange instructies, dan gaat het vroeg of laat mis.

Waar komen de onverwachte kosten vandaan?

Alle vier zijn te voorkomen voordat ze gebeuren. En geen ervan los je op vanaf de balie.

Waar parkeer je de fietsen het best?

Waar ze gezien worden, waar de student elke dag langskomt en waar de gps goed werkt. De parkeerzone van het complex is met gps afgebakend: als de huur eindigt, moet het systeem de fiets daarbinnen zien. Een kelder of een diepe parkeergarage is een slechte plek, omdat het signaal er misschien niet komt.

De ingang of een binnenplaats werkt meestal beter en laat bovendien de fietsen met jouw merk zien aan wie het complex bezoekt. Is een kelder of een parkeergarage de enige mogelijke plek, zeg het ons dan voordat we installeren en we bekijken het samen.

Wat moet er op het bord bij de fietsen staan?

Drie stappen en een contact. Is het lang, dan leest niemand het:

1. Zet de fiets in de parkeerzone van het complex.
2. Sluit het slot en beëindig de huur.
3. Lukt het niet om de huur te beëindigen, ga dan niet weg zonder ons een bericht te sturen: met een foto van de geparkeerde fiets sluiten wij hem af.

Daaronder: bij wie je je meldt. Bij Cityflow, niet bij de receptie. Zet het bord minstens in het Spaans en het Engels. Studenten schrijven ons in veel talen, en we antwoorden in de hunne.

Wat zet je in het welkomstbericht voor de student?

Hetzelfde als op het bord, plus de prijs. Een voorbeeld voor het model waarin de student betaalt:

“Het complex heeft e-bikes voor jou. Ze kosten € 5 per dag dat je er een gebruikt. Zet de fiets na afloop in de parkeerzone, sluit het slot en beëindig de huur. Gaat er iets mis, stuur Cityflow dan een bericht met een foto van de geparkeerde fiets: ze antwoorden in jouw taal.”

Biedt het complex de fietsen aan, vervang de tweede zin dan door “Voor jou zijn ze gratis.” En stuur het voordat de student aankomt: aan het begin van het studiejaar, als iedereen tegelijk arriveert, heeft niemand tijd om een bord te lezen.

Wat moet de receptie zeggen?

Eén zin: “Stuur Cityflow een bericht met een foto van de geparkeerde fiets; zij sluiten de huur af.” De receptie sluit geen huren af, controleert de fiets niet en bemiddelt niet bij een afschrijving: dat lossen wij op met de student.

Wat wel voor het hele complex geldt: over de prijs zegt iedereen hetzelfde.

• Als het complex het aanbiedt: “Voor jou is het gratis.”
• Als de student betaalt: “Het is € 5 per dag dat je hem gebruikt.” Nooit “het is gratis”.

Wat doet Cityflow als de student een probleem heeft?

• De student stuurt ons rechtstreeks een bericht en we antwoorden in zijn taal.
• Lukt het hem niet om de huur te beëindigen, dan stuurt hij ons een foto van de fiets, geparkeerd bij het complex, en sluiten wij de huur af.
• Staat de fiets niet waar hij hoort, dan weten we waar hij is: hij heeft gps.
• Heeft de fiets een defect, dan zijn onderhoud en reparaties voor ons. Je krijgt geen enkele rekening.

Het complex bemiddelt bij geen enkele stap.

Wat vraag je elke leverancier?

Voordat je tekent, vertellen deze vijf vragen je hoeveel klachten je kunt verwachten:

1. Wat gebeurt er als de student de huur niet kan beëindigen?
2. Bij wie meldt hij zich, bij de receptie of bij de leverancier? In welke taal krijgt hij antwoord?
3. Wat gebeurt er als de gps de fiets niet bij het complex plaatst?
4. Wie lost een afschrijving op die de student niet herkent?
5. Wat moet de receptie bij dit alles doen?

Is het antwoord op de laatste “niets”, dan zit je goed. De hele dienst vind je bij e-bikes voor studentenhuisvesting. Wil je het bekijken met de cijfers van jouw complex, praat met sales.

Veelgestelde vragen

Wie lost een huur op die de student niet kan afsluiten?

Cityflow. De student stuurt ons een bericht en met een foto van de fiets, geparkeerd bij het complex, sluiten wij de huur af. De receptie komt er niet aan te pas.

Waar parkeer je de fietsen het best bij het complex?

Op een plek in het zicht waar studenten langskomen, zoals de ingang of een binnenplaats. Een kelder of een diepe parkeergarage is een slechte plek: de gps ziet de fiets dan misschien niet als de huur eindigt.

Hoeveel betaalt de student?

Niets als het complex het aanbiedt. Betaalt de student zelf, dan € 5 op de dag dat hij de fiets gebruikt, en betaalt het complex niets.

In welke taal wordt de student geholpen?

In de zijne. De student stuurt rechtstreeks een bericht naar Cityflow, niet naar de receptie.