E-bikes voor hotels: hoe ze werken, wie betaalt en hoeveel werk ze geven

Kort antwoord: met Cityflow betaalt het hotel een maandbedrag per fiets en bepaalt het zelf hoeveel de gast betaalt. Ons voorstel: gratis voor wie op je eigen site boekt en een prijs per dag voor wie via een OTA komt. De fietsen dragen jouw merk, gaan open met de kamersleutel en de receptie doet niets.

Onderhoud, opladen, verzekering, gps en support regelt Cityflow. Hieronder vind je de vragen die in elk gesprek met een hoteldirecteur terugkomen, met korte antwoorden. Zie je het liever in één oogopslag, kijk dan bij e-bikes voor hotels.

Hoe pakt een gast een fiets?

Heeft je hotel NFC-sleutels, dan houdt de gast dezelfde kaart waarmee hij zijn kamer opent tegen de fiets, en die ontgrendelt. Zonder app, zonder QR-code en zonder registratie. Niet elk slot is hetzelfde: we testen het jouwe voordat we iets installeren.

Daarna werkt de huur zo:

• Het huurscherm en de hulp verschijnen in de taal van zijn telefoon.
• Hij kan meerdere fietsen in één huur meenemen, om met het gezin of in een groep te gaan.
• Onderweg zet hij de fiets op slot zonder de huur te beëindigen en opent hij het slot weer als hij terug is bij de fiets.
• Aan het eind zet hij de fiets terug bij het hotel, sluit hij het slot en tikt hij op “Huur beëindigen”.

De fietsen zijn alleen voor je gasten: ze worden bij je hotel opgehaald en teruggebracht.

Wat moet de receptie doen?

Niets. Geen sleutels afgeven, niet afrekenen, geen formulieren invullen en geen accu's bewaren. Heeft de gast een probleem, dan opent de Help-knop een chat met Cityflow, niet met je balie. Valt de fiets onderweg uit, dan laat hij het ons weten en komen wij, niet je receptionist.

Wat het hotel wel beslist, zijn drie dingen:

1. Waar de fietsen staan. Ze zijn gemaakt om buiten te overnachten: voor de deur of op straat.
2. Hoeveel de gast betaalt die via een OTA komt.
3. Hoe laat ze terug moeten.

Wie betaalt en hoeveel?

Er zijn twee verschillende betalingen en die kun je beter niet door elkaar halen.

Wat het hotel betaalt. Een maandbedrag per fiets. Dat is op aanvraag: je krijgt het met de cijfers van jouw hotel, niet uit een catalogus.

Wat de gast betaalt. Dat bepaal jij. Ons voorstel is dat het gratis is voor wie op de website van het hotel boekte en dat wie via Booking.com, Expedia of een andere OTA kwam een prijs per dag betaalt; bijvoorbeeld € 10 per dag. De prijs staat op het scherm voordat hij bevestigt.

De logica werkt twee kanten op. Met wat de OTA-gasten betalen, verdien je het maandbedrag terug. En omdat de gratis fiets alleen op je eigen site bestaat, geef je de klant een reden om direct te boeken die geen extra korting is.

Een echt voorbeeld: Petit Palace, een hotelketen die klant is van Cityflow, legt het zo uit in zijn veelgestelde vragen: de fietsen zijn gratis voor gasten die hun verblijf rechtstreeks op de website van de keten boeken.

Kun je de fietsen beter kopen, leasen of op commissie werken?

Er zijn vier gebruikelijke manieren om fietsen in een hotel te hebben. Het verschil zit niet zozeer in de fiets als wel in wie het werk heeft als er iets misgaat.

En als de fiets kapotgaat, de accu leeg is of hij gestolen wordt?

Dat is ons probleem, niet het jouwe. De fietsen hebben gps en een slim slot en zijn verzekerd. Onderhoud en reparaties zijn inbegrepen: je krijgt geen rekening voor een lekke band of voor een fiets die niet terugkomt.

Het slot hangt niet van de gast af. Let hij even niet op, dan blijft de fiets toch op slot, en juist daar verdwijnen de fietsen van andere systemen. Met een volle accu rijdt de fiets zo'n 40 km, met trapondersteuning tot 25 km/u, de wettelijke grens in Spanje.

Hoeveel fietsen heeft mijn hotel nodig?

Dat hangt af van het aantal kamers en van de bezetting, niet van een tabel. Zeg ons hoeveel kamers je hebt en wij zeggen met hoeveel je begint. Komen ze tekort, dan komen er meer bij.

Om je een idee te geven van hoe ze worden gebruikt, in onze operatie bij accommodaties:

• Elke boeking neemt gemiddeld 1,2 fietsen mee.
• De mediane huurduur is 8,3 uur.
• De meeste fietsen komen terug tussen 19.00 en 21.00 uur.
• 38,8% van de gasten huurt opnieuw.

Het is geen ritje van een uur: het is het vervoer van de gast voor de hele dag. Je vindt deze cijfers, met de methode erachter, bij de cijfers van de operatie.

Zit je vast aan een minimale looptijd?

Nee. Heeft de dienst voor je hotel geen zin meer, dan halen we de fietsen weg en klaar. Je blijft niet zitten met stilstaande fietsen in de kelder, wat wel gebeurt als een hotel ze koopt en ze niet meer gebruikt.

Wat vraag je elke leverancier?

Voordat je met wie dan ook tekent, besparen deze zes vragen je verrassingen:

1. Wie onderhoudt de fietsen en waar staan ze 's nachts?
2. Wat gebeurt er als de fiets een paar kilometer van het hotel uitvalt?
3. Wie betaalt een gestolen fiets of een lekke band?
4. Wat moet de receptie bij elke huur doen?
5. Draagt de fiets het merk van mijn hotel of dat van de leverancier?
6. Kan ik zonder boete stoppen als het niet werkt?

Wie gebruikt het al?

Cityflow zit in 9 Spaanse provincies, met een eigen pagina voor elke provinciehoofdstad (Barcelona, Madrid, Valencia, Sevilla, Málaga, Palma de Mallorca, Bilbao, Pamplona en Salamanca) en telt meer dan 500.000 ritten in het hele bedrijf. In 2026 liggen de boekingen bij accommodaties 6,1 keer zo hoog als in dezelfde periode van 2025. Onder de hotels waarmee we werken zijn die van Wyndham, Petit Palace, Room Mate, Ona Hotels, Hoteles Gargallo en Sunotel, en Viaempresa schreef over het model in mei 2026.

Hoe begin je?

1. Je vertelt ons hoeveel kamers je hebt en of je sleutels NFC zijn.
2. We testen je slot.
3. We stellen voor met hoeveel fietsen je begint, het maandbedrag en een prijs voor de OTA-gast, die je daarna zelf bepaalt.
4. We zetten de fietsen met jouw merk voor de deur. Vanaf dan is de operatie van ons.

Wil je de cijfers voor jouw hotel, praat met sales.

Veelgestelde vragen

Wat moet de receptie met de fietsen doen?

Niets. Geen sleutels afgeven, niet afrekenen, geen formulieren invullen en geen accu's bewaren. De gast ontgrendelt de fiets zelf en heeft hij een probleem, dan stuurt hij Cityflow een bericht via de Help-knop.

Hoeveel betaalt de gast voor de fiets?

Dat bepaalt het hotel. Cityflow stelt voor dat het gratis is voor wie op de website van het hotel boekte en dat wie via een OTA kwam een prijs per dag betaalt (bijvoorbeeld € 10 per dag). De prijs staat op het scherm voordat hij bevestigt.

Wat kost het het hotel?

Een maandbedrag per fiets, op aanvraag. Met wat de OTA-gasten betalen, verdien je dat terug. Onderhoud, verzekering, gps en support zijn inbegrepen.

Werkt het met de sleutels van mijn hotel?

Als je kaarten NFC zijn, ja: de gast houdt dezelfde kaart waarmee hij zijn kamer opent tegen de fiets. We testen dat met jouw slot voordat we iets installeren.

Zit ik vast aan een minimale looptijd?

Nee. Heeft de dienst voor je hotel geen zin meer, dan halen we de fietsen weg.