Digitale hotelmobiliteit: zo werkt fietsverhuur voor gasten zonder tussenkomst van de receptie

Kort antwoord: met Cityflow ontgrendelt de gast de fiets door de NFC-sleutel van zijn kamer ertegen te houden, zonder app en zonder registratie. Moet hij betalen, dan ziet hij de prijs op het scherm voordat hij bevestigt. Bij elke stop sluit hij het slot en aan het eind zet hij de fiets terug bij het hotel en tikt hij op “Huur beëindigen”. De receptie doet niets.

Hier volgt de huur zoals de gast hem beleeft, stap voor stap, en wat het hotel intussen ziet. Wie betaalt, hoeveel werk het geeft en hoe het zich verhoudt tot de fietsen zelf kopen, lees je in de gids over e-bikes voor hotels.

Wat verandert er als fietsverhuur digitaal wordt?

De balie valt uit het proces. In het klassieke model loopt elke huur via de receptie: de sleutel van het slot zoeken, de regels in een andere taal uitleggen, noteren wie welke fiets meeneemt, afrekenen en controleren of hij terug is.

Bij een digitale huur zoals die van Cityflow speelt dat allemaal tussen de gast, de fiets en Cityflow. Het hotelteam geeft geen sleutels af, rekent niet af, vult geen formulieren in en bewaart geen accu's.

Hoe verloopt de huur, stap voor stap?

Zo beleeft de gast het met een fiets van Cityflow. De receptie is op geen enkel moment nodig:

Voor de stops is een fietsenrek of een breed trottoir het best. Een rijdende fiets gaat nooit vanzelf op slot, en heeft de gast meer tijd nodig, dan verlengt hij de huur op zijn telefoon.

Waarom gaat de fiets open met de kamersleutel?

Omdat dat het enige is wat de gast al bij zich heeft. Bij andere systemen moet hij een app downloaden en een account aanmaken, of een code aan de receptie vragen en die later weer inleveren. Elke extra stap is een rij aan de balie.

Bij Cityflow volstaat dezelfde NFC-kaart waarmee de gast zijn kamer opent, en Cityflow kent geen andere operator op de markt die dat doet. Voordat er iets wordt geïnstalleerd, test Cityflow of het werkt met het deurslot van het hotel.

Wie bepaalt wat de gast betaalt?

Het hotel, afhankelijk van het kanaal waarlangs de gast boekte. Wat Cityflow voorstelt: gratis voor wie op de website van het hotel boekte en een prijs per dag voor wie via een OTA (Booking, Expedia…) kwam, bijvoorbeeld € 10. De gast ziet de prijs op het scherm voordat hij bevestigt en Cityflow regelt de betaling: de receptie komt niet aan geld.

Het hotel betaalt Cityflow een maandbedrag per fiets, op aanvraag, en wat de OTA-gasten betalen, kan dat bedrag dekken. Hoe je de gratis fiets brengt om directe boekingen te winnen, lees je in gratis fiets bij boeken op de hotelwebsite.

Wat gebeurt er als de gast onderweg een probleem heeft?

Hij stuurt Cityflow een bericht, niet het hotel. De Help-knop opent een chat met Cityflow in de taal van de telefoon van de gast, zeven dagen per week. Ook het huurscherm verschijnt in zijn taal.

Valt de fiets ver van het hotel uit, dan komt Cityflow, niet je receptionist: pechhulp onderweg is inbegrepen. En omdat de fietsen gps hebben, weet Cityflow waar elke fiets is.

En als het de gast niet lukt de huur te beëindigen?

Hij stuurt een foto van de geparkeerde fiets en Cityflow sluit de huur af. De gast stuurt die foto vanuit de Help-chat, zonder langs de receptie te gaan en zonder te vertrekken met de twijfel of de huur nog openstaat.

En het slot van de fietsen van Cityflow hangt niet van de gast af: let hij even niet op, dan blijft de fiets toch op slot.

Wat ziet het hotel intussen?

Zijn huren, in realtime, in het dashboard van Cityflow. Een groep met meerdere hotels ziet ze allemaal met één login, elk hotel met zijn eigen vloot, tarieven en cijfers. Mist het hotel een gegeven, dan voegt Cityflow het toe, want de software is van Cityflow zelf.

Om de inlevertijd vast te leggen, helpt het te weten hoe de fietsen worden gebruikt. In de hele operatie van Cityflow bij accommodaties is de mediane huurduur 8,3 uur en komen de meeste fietsen terug tussen 19.00 en 21.00 uur: de fiets gaat 's ochtends de deur uit en komt terug als het avond wordt. Elke boeking neemt gemiddeld 1,2 fietsen mee. De cijfers en de methode erachter vind je bij de cijfers van de operatie.

Wat beslist het hotel en wat doet Cityflow?

Het hotel beslist weinig, en bijna alles maar één keer:

• Waar de fietsen staan; ze zijn gemaakt om buiten te overnachten.
• Hoeveel de gast betaalt, afhankelijk van het kanaal waarlangs hij boekte.
• Hoe laat de fietsen terug moeten.
• Of gasten via de link van het hotel ook voor een andere dag kunnen reserveren.

De rest is van Cityflow: onderhoud, reparaties, opladen, verzekering, gps, pechhulp onderweg, support zeven dagen per week, het dashboard en de betalingen. De fietsen zijn alleen voor de gasten van het hotel.

Hoe begin je?

Met Cityflow gaat het zo:

1. Je vertelt Cityflow hoeveel kamers je hebt en of je sleutels NFC zijn.
2. Cityflow test je deurslot.
3. Cityflow stelt voor met hoeveel fietsen je begint, het maandbedrag en een voorbeeldprijs voor de OTA-gast. De definitieve prijs bepaal jij.
4. De fietsen komen met jouw merk voor de deur van het hotel te staan. Vanaf dan is de operatie van Cityflow.

Cityflow zit in 9 Spaanse provincies, de hele provincie en niet alleen de hoofdstad: Barcelona, Madrid, Valencia, Sevilla, Málaga, Palma de Mallorca, Bilbao, Pamplona en Salamanca. De hele dienst vind je bij e-bikes voor hotels. Wil je zien hoe het er in jouw hotel uit zou zien, praat dan met sales.

Veelgestelde vragen

Hoe opent een gast de fiets zonder langs de receptie te gaan?

Hij houdt dezelfde NFC-kaart waarmee hij zijn kamer opent tegen de fiets en die ontgrendelt, zonder app en zonder registratie. Voordat er iets wordt geïnstalleerd, test Cityflow of het werkt met het deurslot van het hotel.

Hoe beëindigt de gast de huur?

Hij zet de fiets terug bij het hotel, sluit het slot en tikt op “Huur beëindigen”. Lukt dat niet, dan stuurt hij vanuit de Help-chat een foto van de geparkeerde fiets en sluit Cityflow de huur af.

Hoeveel betaalt de gast voor de fiets?

Dat bepaalt het hotel, afhankelijk van het kanaal. Cityflow stelt voor dat het gratis is voor wie op de website van het hotel boekte en dat wie via een OTA kwam een prijs per dag betaalt, bijvoorbeeld € 10. De prijs staat op het scherm voordat hij bevestigt.

Wie helpt de gast als de fiets onderweg uitvalt?

Cityflow, niet de receptie. De Help-knop opent een chat met Cityflow in de taal van de gast, zeven dagen per week, en valt de fiets ver van het hotel uit, dan zorgt Cityflow voor de pechhulp onderweg.

Wat ziet het hotel van elke huur?

Zijn huren in realtime, in het dashboard van Cityflow. Een groep met meerdere hotels ziet ze allemaal met één login, met de vloot, de tarieven en de cijfers per hotel gescheiden.