Vélos électriques en flex living : quoi mettre dans le contrat et dans le règlement intérieur

Réponse directe : en flex living, c'est l'immeuble qui paie le vélo, alors présente-le comme un service inclus, comme le wifi. Il suffit d'une ligne dans le contrat qui renvoie au règlement intérieur, de règles d'utilisation courtes et d'un message de bienvenue qui dit où sont les vélos.

Ça vaut autant pour un séjour d'un mois que pour un séjour d'un an : ce qui change, c'est le moment où tu en parles au résident. Le fonctionnement du service et qui paie sont expliqués dans le guide des vélos électriques pour le flex living. Ce qui suit, ce sont des idées pratiques, pas un conseil juridique : fais relire le texte final de ton contrat par ton conseiller.

Faut-il mettre le vélo dans le contrat ?

Ce n'est pas obligatoire, et c'est toi qui décides comment le formuler. Mais mieux vaut le mentionner, pour trois raisons :

• Personne ne le découvre par hasard au bout de trois mois. Ce qui est dans le contrat, le résident sait qu'il l'a.
• Il est clair qu'il est partagé. C'est un service de l'immeuble, pas un vélo attribué à chaque résident.
• Tu peux renvoyer aux règles d'utilisation, que tu modifies quand il le faut sans toucher aux contrats signés.

La troisième est la plus importante. Dans le contrat, le minimum. Le détail, dans le règlement intérieur.

Qu'est-ce qui va dans le contrat, et qu'est-ce qui va dans le règlement ?

Deux détails pratiques. Si ton contrat ou ta politique de confidentialité énumèrent les prestataires de services de l'immeuble, ajoute Cityflow. Et les conséquences d'un vélo non rendu, mets-les au point avec nous avant de les écrire, pour que ce que tu écris soit applicable.

Quelles règles évitent que les vélos restent dehors ?

C'est le doute le plus fréquent dans les immeubles partagés : le résident qui laisse le vélo hors de l'immeuble pour l'avoir sous la main le lendemain. Ces cinq règles, écrites aussi court, couvrent le sujet :

1. À la fin, le vélo revient à l'immeuble, dans sa zone de stationnement. « Juste à côté », ça ne compte pas.
2. On ne le monte pas dans le logement et on ne le range pas dans une cave.
3. Il est partagé : quand tu ne t'en sers pas, il est à un autre résident.
4. Si tu ne peux pas le rapporter, à cause d'une panne ou de la batterie, écris à Cityflow avant de le laisser n'importe où.
5. À vélo, le code de la route de la ville s'applique.

Ce que tu n'as pas à faire, c'est chercher des vélos. Ils ont un GPS et sont assurés : on sait où est chacun, même hors de l'immeuble. Si l'un ne revient pas, c'est nous qui le cherchons, pas ton équipe.

Et s'il n'y a pas de vélo quand le résident en veut un ?

Ça peut arriver : ils sont partagés et il y a des heures où tout l'immeuble sort en même temps. C'est pour ça qu'il vaut mieux écrire « dans la limite des disponibilités » dans le contrat plutôt que de promettre un vélo par résident.

Si ça arrive souvent, préviens-nous. Le nombre de vélos n'est pas figé : s'il en manque, on en ajoute. Pour commencer avec un nombre raisonnable, dis-nous combien de logements compte l'immeuble et quels séjours tu proposes.

Qu'est-ce qui change entre un séjour court et un séjour long ?

Le service, rien : l'immeuble paie et le résident utilise les vélos tant qu'il y habite. Ce qui change, c'est quand et comment tu lui en parles :

• Avant l'arrivée. Dans l'e-mail de bienvenue, avec une photo des vélos. Pour les séjours longs, en plus, dans le contrat.
• Le premier jour. Montre-lui où ils sont. Dans un séjour d'un mois, la première semaine représente un quart du séjour : s'il ne les découvre pas le premier jour, il s'en servira à peine.
• Pendant le séjour. Pour les séjours longs, un rappel quand les règles ou la zone de stationnement changent. Celui qui est arrivé il y a six mois ne relit pas le message de bienvenue.
• Au départ. Rappelle-lui de laisser le vélo à l'immeuble avant de rendre les clés.

Comment en parler dans le message de bienvenue ?

Un message court, dans la langue du résident. Par exemple :

« Ton séjour inclut les vélos électriques de l'immeuble. Tu les trouveras ici : [zone de stationnement]. Utilise-les pour te déplacer en ville et, à la fin, laisse-les au même endroit. En cas de problème, écris à Cityflow, qui les entretient : ils te répondent dans ta langue. »

Mets la même chose sur une affiche près des vélos, pour ceux qui arrivent en milieu de mois et n'ont pas lu l'e-mail. Et si la nuit il n'y a que la conciergerie, qu'elle sache deux choses : où va chaque vélo et que, en cas de problème, le résident écrit à Cityflow.

La fin de journée compte. Sur l'ensemble de notre réseau d'hébergements, la durée médiane d'une location est de 8,3 heures et le créneau qui compte le plus de retours va de 19 h à 21 h : le vélo sert pendant la journée et revient en fin d'après-midi. Tu as les chiffres, avec leur méthodologie, dans les données de l'activité.

Comment démarrer ?

1. Tu nous présentes ton immeuble : ville, nombre de logements, types de séjour et date d'ouverture s'il n'a pas encore ouvert.
2. On te propose avec combien de vélos commencer et le forfait.
3. Tu ajoutes la ligne au contrat, le règlement et le message de bienvenue. Le tableau et les règles de cet article te servent de point de départ.
4. On installe les vélos à la marque de ton immeuble. À partir de là, l'exploitation, c'est nous.

Tout le service est sur vélos électriques pour le flex living. Si tu veux le voir avec ton immeuble, parle à un commercial.

Questions fréquentes

Faut-il obligatoirement inclure les vélos dans le contrat du résident ?

Non. C'est toi qui décides comment le formuler. Le plus pratique : une ligne dans le contrat qui les mentionne comme service inclus, et le détail dans le règlement intérieur.

Le résident paie-t-il quelque chose ?

Non. C'est l'immeuble qui paie, avec un forfait à Cityflow, sur devis. Pour le résident, c'est un service de plus pendant son séjour.

Que se passe-t-il si un résident ne rapporte pas le vélo à l'immeuble ?

Les vélos ont un GPS et sont assurés : c'est nous qui le cherchons, pas ton équipe. Les conséquences pour le résident, c'est l'immeuble qui les fixe dans son règlement ; mets-les au point avec Cityflow avant.

Est-ce que quelque chose change entre séjours courts et longs ?

Le service, non. Ce qui change, c'est le moment où tu en parles : avant l'arrivée, le premier jour et, pour les séjours longs, chaque fois que les règles changent.