Combien coûte une flotte de vélos pour un hôtel : ce que tu paies dans chaque modèle et comment savoir si elle s'autofinance

Réponse directe : ça dépend de la façon dont tu as les vélos. Acheter six vélos électriques avec cadenas et ancrage coûte environ 9 000 € dès le premier jour, et les réparations et les vols sont à ta charge. Avec Cityflow, il n'y a pas d'investissement : tu paies un forfait mensuel par vélo, sur devis, et ce que paient les clients venus des OTA peut le couvrir.

Voici les coûts de chaque modèle et comment savoir, avec tes chiffres, si la flotte s'autofinance. Le fonctionnement du service est expliqué dans le guide des vélos électriques pour hôtels.

Que paie l'hôtel selon la façon d'avoir des vélos ?

Il y a quatre façons courantes, et chacune répartit la dépense différemment entre le premier jour, chaque mois et les imprévus.

• Acheter et exploiter. Tu paies d'un coup les vélos, les cadenas et l'ancrage : la référence de Cityflow est d'environ 9 000 € pour 6 vélos électriques. Il n'y a pas de forfait, mais l'entretien, l'assurance, les vols et les pannes sont pour toi.
• Location longue durée ou location auprès d'une entreprise locale. Tu paies une mensualité ou un prix par vélo. Ce qui est inclus (réparations, assurance, assistance au client) dépend du contrat.
• À la commission. L'hôtel ne paie rien : un opérateur installe ses vélos, le client paie toujours et l'hôtel touche une part. Le vélo porte la marque de l'opérateur et tu ne peux pas l'offrir à ceux qui réservent sur ton site.
• Cityflow. Un forfait mensuel par vélo, sur devis, sans investissement initial et sans engagement. Le prix pour le client, c'est toi qui le décides.

Quels coûts n'apparaissent pas sur la facture ?

Ceux de l'exploitation, surtout si tu achètes les vélos :

• Le temps de la réception : remettre des clés, encaisser, recharger et ranger les batteries à la fermeture.
• Les crevaisons, l'atelier et le vélo qui ne revient pas.
• La panne à plusieurs kilomètres de l'hôtel : quelqu'un doit y aller.

Avec Cityflow, tout ça est inclus dans le forfait (entretien, réparations et assistance en route), avec l'assurance, le GPS, le support client 7 jours sur 7 et l'encaissement. La réception n'a rien à faire avec les vélos.

Comment savoir si la flotte s'autofinance ?

En comparant ce que tu paies chaque mois avec ce que paient ce mois-là les clients venus des OTA. Quatre données suffisent :

Le calcul, en mots :

• Ce que tu paies par mois : V × F.
• Ce que tu récupères par mois : J × P.
• La flotte s'autofinance le mois où J × P égale ou dépasse V × F.

Dit autrement : il te faut V × F ÷ P jours de vélo payés par mois. Avec, par exemple, 10 € par jour, chaque vélo a besoin d'autant de jours payés que son forfait divisé par 10.

Comment estimer les jours que paieront les clients ?

Avec tes données d'occupation et de canal, et avec prudence : J est la seule donnée que personne ne peut te donner à l'avance. Elle dépend de :

• Combien de clients arrivent par les OTA chaque mois. Ton PMS le sait.
• Combien prendront un vélo. Ça dépend de la ville, de la saison et de la façon dont tu le présentes.
• Combien de vélos prend chacun. Sur le réseau Cityflow, 1,2 par réservation en moyenne. Si tu factures par vélo, compte-les tous.
• Combien de temps ils s'en servent. La durée médiane d'une location est de 8,3 heures : c'est le vélo de la journée, pas d'une heure isolée. Chiffres et méthodologie dans les données de l'activité.

Fais le calcul séparément pour la haute et la basse saison : J change avec la saison ; V × F, non.

P a un plafond. Une location de vélo électrique en ville coûte environ 25 € par jour ; plus ton prix s'en rapproche, moins le client voit d'avantage à prendre celui de l'hôtel.

Hors de la formule reste la commission que tu économises sur chaque réservation qui passe d'une OTA à ton site grâce au vélo gratuit : mesure-la à part et ne la considère pas comme acquise. Si le vélo est gratuit pour tous, J vaut zéro et le forfait est le coût d'un service inclus.

Et si tu compares avec l'achat ?

Fais le même calcul : répartis l'investissement sur le nombre de mois que les vélos devraient durer selon toi et ajoute ce que coûtent chaque mois les réparations, l'assurance, les vols et les heures de ton équipe. C'est ton vrai forfait si tu achètes, et tu le paies même si les vélos ne sont pas utilisés.

Quand est-ce que ça ne vaut pas le coup ?

Quand il manque des clients qui paient ou qui se déplacent, ou qu'il manque de la place :

• Tu n'as presque pas de clients venus des OTA et tu ne veux pas prendre en charge le forfait comme service inclus.
• Tes clients ne se déplacent pas pendant la journée. Un vélo que personne ne prend, c'est un forfait sans retour.
• Il n'y a pas de place près de l'entrée. Les vélos dorment dehors, devant la porte ou dans la rue.
• L'environnement n'invite pas à pédaler. Sans rues où rouler tranquillement à vélo, les clients le prendront difficilement, même gratuit.
• Tu veux être propriétaire des vélos et tu as l'équipe et l'atelier pour les entretenir : alors acheter peut avoir du sens, avec le travail et les imprévus à ta charge.

Si tu commences avec Cityflow et que ça ne vaut plus le coup, il n'y a pas d'engagement : Cityflow reprend les vélos.

Comment démarrer ?

1. Tu donnes à Cityflow ton nombre de chambres, ton taux d'occupation approximatif et la part de tes réservations qui arrive par les OTA.
2. Cityflow te propose V et F : avec combien de vélos commencer et le forfait.
3. Tu fixes P et tu estimes J.
4. Si le calcul tient, Cityflow installe les vélos à ta marque devant la porte. Dans le tableau de bord, tu vois les locations en temps réel et tu vérifies le calcul mois après mois.

Cityflow est présent dans 9 provinces d'Espagne, de Barcelone et Madrid à Malaga ou Palma de Majorque. Tout le service est sur vélos électriques pour hôtels. Pour avoir ton V et ton F, parle à un commercial.

Questions fréquentes

Combien coûte l'achat d'une flotte de vélos électriques pour un hôtel ?

La référence donnée par Cityflow est d'environ 9 000 € pour 6 vélos électriques avec cadenas et ancrage, payés dès le premier jour. S'y ajoutent l'entretien, l'assurance, les vols et les pannes, qui sont à la charge de l'hôtel.

Combien Cityflow facture-t-il à un hôtel pour les vélos ?

Un forfait mensuel par vélo, sur devis : Cityflow le donne avec les chiffres de chaque hôtel. Il n'y a ni investissement initial ni engagement, et l'entretien, l'assurance, le GPS, l'assistance en route et l'encaissement auprès du client sont inclus.

Comment savoir si les vélos de l'hôtel s'autofinancent ?

Compare chaque mois le forfait par vélo multiplié par le nombre de vélos avec les jours de vélo payés par les clients venus des OTA multipliés par le prix que tu fixes. Si le second montant égale ou dépasse le premier, ce mois-là, les vélos s'autofinancent.

Quand les vélos électriques ne valent-ils pas le coup pour un hôtel ?

Quand il n'y a presque pas de clients venus des OTA et que l'hôtel ne veut pas prendre en charge le forfait comme service inclus, quand les clients ne se déplacent pas pendant la journée ou quand il n'y a pas de place pour les vélos près de l'entrée. Comme il n'y a pas d'engagement, si ça ne vaut plus le coup, Cityflow reprend les vélos.