E-bikes in flex living: wat je in het contract en in de huisregels voor de bewoner zet

Kort antwoord: in flex living betaalt het gebouw de fiets, dus presenteer hem als een inbegrepen dienst, net als de wifi. Een regel in het contract die naar de huisregels verwijst, korte gebruiksregels en een welkomstbericht dat zegt waar de fietsen staan: meer is niet nodig.

Het geldt net zo goed voor een verblijf van een maand als voor een van een jaar: wat verschilt, is wanneer je het de bewoner vertelt. Hoe de dienst werkt en wie betaalt, lees je in de gids over e-bikes in flex living. Wat volgt zijn praktische ideeën, geen juridisch advies: laat de definitieve tekst van je contract nakijken door je adviseur.

Moet de fiets in het contract?

Het is niet verplicht, en hoe je het vastlegt, bepaal jij. Maar het is verstandig hem te noemen, om drie redenen:

• Niemand ontdekt hem na drie maanden bij toeval. Wat in het contract staat, weet de bewoner dat hij het heeft.
• Het is duidelijk dat hij gedeeld is. Het is een dienst van het gebouw, geen fiets die aan elke bewoner is toegewezen.
• Je kunt naar de gebruiksregels verwijzen, die je aanpast wanneer dat nodig is zonder getekende contracten te wijzigen.

De derde is de belangrijkste. In het contract het minimum. De details in de huisregels.

Wat komt in het contract en wat in de huisregels?

Twee praktische details. Somt je contract of je privacybeleid de dienstverleners van het gebouw op, voeg Cityflow dan toe. En spreek de gevolgen van het niet terugbrengen van een fiets eerst met ons af voordat je ze opschrijft, zodat wat je opschrijft ook uitvoerbaar is.

Welke regels voorkomen dat de fietsen buiten blijven?

Het is de meest gehoorde vraag in gedeelde gebouwen: de bewoner die de fiets buiten het gebouw laat staan om hem de volgende dag bij de hand te hebben. Deze vijf regels, zo kort opgeschreven, dekken het af:

1. Na gebruik gaat de fiets terug naar het gebouw, naar de parkeerzone. “Ernaast” telt niet.
2. Hij gaat niet mee de woning in en wordt niet in een berging gezet.
3. Hij is gedeeld: als jij hem niet gebruikt, is hij van een andere bewoner.
4. Kun je hem niet terugbrengen, door een defect of door de accu, stuur Cityflow dan een bericht voordat je hem ergens laat staan.
5. Op de fiets gelden de verkeersregels van de stad.

Wat jij niet hoeft te doen, is fietsen zoeken. Ze hebben gps en zijn verzekerd: we weten waar elke fiets is, ook als hij buiten het gebouw staat. Komt er een niet terug, dan gaan wij hem zoeken, niet je team.

En als er geen fiets is wanneer de bewoner er een wil?

Dat kan gebeuren: ze zijn gedeeld en er zijn momenten waarop het hele gebouw tegelijk de deur uit gaat. Daarom kun je in het contract beter “afhankelijk van beschikbaarheid” zetten dan een fiets per bewoner beloven.

Gebeurt het vaak, laat het ons dan weten. Het aantal fietsen ligt niet vast: komen ze tekort, dan komen er meer bij. Om met een redelijk aantal te beginnen, zeg ons hoeveel units het gebouw heeft en welke verblijven je aanbiedt.

Wat verschilt er tussen een kort en een lang verblijf?

Aan de dienst niets: het gebouw betaalt en de bewoner gebruikt de fietsen zolang hij er woont. Wat verschilt, is wanneer en hoe je het vertelt:

• Vóór aankomst. In de welkomstmail, met een foto van de fietsen. Bij lange verblijven ook in het contract.
• Op de eerste dag. Laat zien waar ze staan. Bij een verblijf van een maand is de eerste week een kwart van het verblijf: kent hij ze de eerste dag niet, dan gebruikt hij ze nauwelijks.
• Tijdens het verblijf. Bij lange verblijven een herinnering als de regels of de parkeerzone veranderen. Wie zes maanden geleden kwam, leest het welkomstbericht niet opnieuw.
• Bij vertrek. Herinner hem eraan de fiets in het gebouw achter te laten voordat hij de sleutels inlevert.

Hoe vertel je het in het welkomstbericht?

Een kort bericht, in de taal van de bewoner. Bijvoorbeeld:

“Je verblijf is inclusief de e-bikes van het gebouw. Ze staan in [parkeerzone]. Gebruik ze om je door de stad te verplaatsen en zet ze na afloop terug op dezelfde plek. Gaat er iets mis, stuur dan een bericht naar Cityflow, dat de fietsen onderhoudt: ze antwoorden in jouw taal.”

Zet hetzelfde op een bord bij de fietsen, voor wie halverwege de maand aankomt en de mail niet las. En is er 's nachts alleen een conciërge, dan moet die twee dingen weten: waar elke fiets hoort en dat de bewoner bij een probleem Cityflow een bericht stuurt.

De avond telt. In ons hele netwerk van accommodaties is de mediane huurduur 8,3 uur en komen de meeste fietsen terug tussen 19.00 en 21.00 uur: de fiets wordt overdag gebruikt en komt terug als de avond valt. Je vindt de cijfers, met de methode erachter, bij de cijfers van de operatie.

Hoe begin je?

1. Je vertelt ons over je gebouw: stad, aantal units, soort verblijven en openingsdatum als het nog niet open is.
2. We stellen voor met hoeveel fietsen je begint en het maandbedrag.
3. Je voegt de regel toe aan het contract, de huisregels en het welkomstbericht. De tabellen in dit artikel zijn een goed vertrekpunt.
4. We zetten de fietsen met het merk van je gebouw neer. Vanaf dan is de operatie van ons.

De hele dienst vind je bij e-bikes voor flex living. Wil je het bekijken voor jouw gebouw, praat met sales.

Veelgestelde vragen

Moet ik de fietsen in het contract van de bewoner opnemen?

Nee. Hoe je het vastlegt, bepaal jij. Het handigst is een regel in het contract die ze als inbegrepen dienst noemt, met de details in de huisregels.

Betaalt de bewoner iets?

Nee. Het gebouw betaalt, met een maandbedrag aan Cityflow, op aanvraag. Voor de bewoner is het een van de diensten van het verblijf.

Wat als een bewoner de fiets niet terugbrengt naar het gebouw?

De fietsen hebben gps en zijn verzekerd: wij gaan hem zoeken, niet je team. De gevolgen voor de bewoner legt het gebouw vast in zijn huisregels; spreek ze eerst af met Cityflow.

Verschilt er iets tussen korte en lange verblijven?

De dienst niet. Wat verschilt, is wanneer je het vertelt: vóór aankomst, op de eerste dag en, bij lange verblijven, telkens als de regels veranderen.