Belangrijkste inzichten
- Toegang via het zakelijke e-maildomein (@jouwbedrijf.com) garandeert dat alleen medewerkers de vloot zien en gebruiken — zonder handmatige lijsten.
- Geofences bakenen de campus af: de fietsen werken en worden alleen teruggebracht binnen de gedefinieerde perimeter, met meldingen als ze die verlaten.
- Automatische servicetijden deactiveren de vloot buiten werktijd (of stellen hem 24/7 open als extraatje).
- AVG-naleving by design: minimale gegevens (e-mail, telefoon), verwerking als verwerker en geen openstelling voor het algemene publiek.
- De volledige implementatie duurt 4 weken met een startvloot van 10–30 e-bikes, zonder te installeren apps.
Direct antwoord: een deelfietssysteem op een privécampus verschilt van publieke sharing door zijn controlelaag: registratie beperkt tot het zakelijke e-maildomein, geofences die de operationele perimeter afbakenen, automatische servicetijden en AVG-conforme gegevensverwerking. Met software voor corporate mobiliteit zoals Fleet OS duurt de volledige uitrol 4 weken.
De controle-architectuur, laag voor laag
Laag 1 — Identiteit: toegang via domein
De registratie accepteert alleen e-mails van het geautoriseerde bedrijfsdomein (@jouwbedrijf.com). Praktische gevolgen:
- De vloot bestaat niet voor het publiek: hij verschijnt op geen enkele kaart of zoekmachine.
- Automatische on-/offboarding synchroon met HR: wordt het e-mailadres gedeactiveerd, dan sterft de toegang mee.
- Groepen en rechten per vestiging of afdeling onder hetzelfde paneel.
Laag 2 — Territorium: campusgeofencing
De geofence bepaalt waar de fietsen leven:
- Operationele perimeter: gebruik en teruggave alleen binnen de campus, het hoofdkantoor of het bedrijvenpark.
- Uitrijmeldingen: als een fiets de grens overschrijdt, waarschuwt het paneel met realtime GPS-positie.
- Teruggavezones: specifieke parkeerpunten, per GPS geverifieerd bij het afsluiten van de verhuur.
Laag 3 — Tijd: servicetijden
- Werkmodus: de vloot deactiveert zich automatisch buiten het gedefinieerde schema.
- 24/7-voordeelmodus: vrij gebruik inclusief weekenden, als employer-branding-extraatje.
- Wisselen van modus is een instelling, geen project.
Laag 4 — Data: AVG by design
Compliance-beslissers stellen altijd dezelfde vragen; hier de korte antwoorden:
| Vereiste | Hoe het wordt opgelost |
|---|---|
| Dataminimalisatie | Alleen zakelijke e-mail, telefoon en gebruikstelemetrie |
| AVG-rollen | Bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke; platform is verwerker |
| Hosting | Data in de EU, versleuteld tijdens transport en opslag |
| Rechten van betrokkenen | Gebruikersverwijdering en wissen via het paneel |
| Betalingen (indien van toepassing) | Getokeniseerd in Stripe: de kaart raakt het platform nooit |
Meer over betalingen en beveiliging in de gids over cyberbeveiliging en betaalgateways.
De medewerkerservaring: nul frictie
Alle bovenstaande controle is onzichtbaar voor de gebruiker. De medewerker scant een QR op de parkeerplaats, de WebApp opent in zijn taal zonder iets te installeren, hij registreert zich met zijn zakelijke e-mail en ontgrendelt de fiets vanaf de telefoon. Minder dan 90 seconden de eerste keer; minder dan 15 daarna.
Technische checklist vóór de lancering
- Geautoriseerde e-maildomein(en) getest met echte accounts
- Geofence getekend en gevalideerd met een testrit rond de perimeter
- Serviceschema gedefinieerd (werktijden vs. 24/7) en auto-deactivering getest
- Corporate branding toegepast op de WebApp
- Parkeerpunten met QR's geïnstalleerd en gescand vanaf 3 verschillende telefoons
- FG geïnformeerd: verwerkingsregister bijgewerkt met de nieuwe dienst
- Pilot met 10–15 medewerkers gedurende 2 weken vóór de algemene lancering
De businesscase voor de COO
Een programma van 30 e-bikes kost ~€2.500–3.500/maand all-in (software, leasing en onderhoud) — minder dan 4 parkeerplaatsen in Madrid of Barcelona — en genereert exporteerbare ESG-data (ritten, km, vermeden CO₂) voor de CSRD-rapportage. De volledige strategische context staat in de corporate-sharinggids, en de winstgevendheidscijfers in de ROI-analyse.
Veelgestelde vragen
Kunnen buitenstaanders de vloot zien of gebruiken?
Nee. Met domeinbeperkte toegang verschijnt de vloot op geen enkele openbare kaart en weigert de registratie elk e-mailadres buiten het geautoriseerde bedrijfsdomein. On- en offboarding synchroniseren met het personeelsverloop via het paneel.
Wat gebeurt er als een medewerker een fiets van de campus meeneemt?
De geofence detecteert het: het paneel geeft een melding met de GPS-positie en, afhankelijk van de configuratie, kan het systeem het afsluiten van de verhuur buiten de zone verhinderen of het gedefinieerde tarief toepassen. De fiets blijft te allen tijde lokaliseerbaar.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en op welke rechtsgrond?
Alleen het operationele minimum: zakelijke e-mail, telefoon en voertuiggebruiksdata. Het platform treedt op als verwerker met EU-hosting en het bedrijf behoudt de controle als verwerkingsverantwoordelijke — in lijn met de AVG en typische eisen van bedrijfs-FG's.
Moeten medewerkers een app installeren?
Nee. De hele flow (registratie met zakelijke e-mail, ontgrendelen, terugbrengen) gebeurt in een WebApp vanuit de browser van de telefoon, in de taal van de telefoon. De interne adoptie is onmiddellijk omdat er geen installatiefrictie is.
FLEET OS
Bereken de ROI van je vloot met een gepersonaliseerde demo
Gebruik de interactieve Fleet OS calculator om je maandbedrag te schatten en vraag een demo aan met de echte cijfers van jouw operatie. Antwoord binnen 24 werkuren.
Mijn ROI berekenen met Fleet OS
