Points clés
- L'accès par domaine d'e-mail d'entreprise (@votreentreprise.com) garantit que seuls les salariés voient et utilisent la flotte — sans listes manuelles.
- Les geofences délimitent le campus : les vélos n'opèrent et ne se rendent qu'à l'intérieur du périmètre défini, avec des alertes s'ils en sortent.
- Les horaires de service automatiques désactivent la flotte hors des heures de travail (ou l'ouvrent 24h/24 et 7j/7 comme avantage).
- Conformité RGPD by design : données minimales (e-mail, téléphone), traitement en tant que sous-traitant et aucune ouverture au grand public.
- Le déploiement complet prend 4 semaines avec une flotte initiale de 10–30 vélos électriques, sans applications à installer.
Réponse directe : un système de vélos partagés sur un campus privé se distingue du sharing public par sa couche de contrôle : inscription restreinte par domaine d'e-mail d'entreprise, geofences délimitant le périmètre opérationnel, horaires de service automatiques et traitement des données conforme au RGPD. Avec un logiciel de mobilité d'entreprise comme Fleet OS, le déploiement complet prend 4 semaines.
L'architecture de contrôle, couche par couche
Couche 1 — Identité : accès par domaine
L'inscription n'accepte que les e-mails du domaine d'entreprise autorisé (@votreentreprise.com). Conséquences pratiques :
- La flotte n'existe pas pour le public : elle n'apparaît sur aucune carte ni moteur de recherche.
- Onboarding/offboarding automatique en synchronisation avec les RH : si l'e-mail est désactivé, l'accès meurt avec lui.
- Groupes et permissions par site ou département sous le même panneau.
Couche 2 — Territoire : geofencing du campus
La geofence définit où vivent les vélos :
- Périmètre opérationnel : usage et restitution uniquement à l'intérieur du campus, du siège ou du parc d'activités.
- Alertes de sortie : si un vélo franchit la limite, le panneau avertit avec la position GPS en temps réel.
- Zones de restitution : points de stationnement spécifiques vérifiés par GPS à la clôture de la location.
Couche 3 — Temps : horaires de service
- Mode travail : la flotte se désactive automatiquement hors de l'horaire défini.
- Mode avantage 24/7 : usage libre y compris le week-end, comme atout de marque employeur.
- Changer de mode est un paramètre, pas un projet.
Couche 4 — Données : RGPD by design
Les décideurs conformité posent toujours les mêmes questions ; voici les réponses courtes :
| Exigence | Comment elle est traitée |
|---|---|
| Minimisation des données | Uniquement e-mail professionnel, téléphone et télémétrie d'usage |
| Rôles RGPD | L'entreprise est responsable de traitement ; la plateforme est sous-traitant |
| Hébergement | Données dans l'UE, chiffrées en transit et au repos |
| Droits des personnes | Suppression d'utilisateur et effacement depuis le panneau |
| Paiements (le cas échéant) | Tokenisés chez Stripe : la carte ne touche jamais la plateforme |
Plus de détails sur les paiements et la sécurité dans le guide cybersécurité et passerelles de paiement.
L'expérience salarié : zéro friction
Tout le contrôle ci-dessus est invisible pour l'utilisateur. Le salarié scanne un QR sur le parking, la WebApp s'ouvre dans sa langue sans rien installer, il s'inscrit avec son e-mail professionnel et déverrouille le vélo depuis son téléphone. Moins de 90 secondes la première fois ; moins de 15 ensuite.
Check-list technique avant lancement
- Domaine(s) e-mail autorisé(s) testé(s) avec des comptes réels
- Geofence dessinée et validée par un trajet test autour du périmètre
- Horaire de service défini (heures de travail vs 24/7) et auto-désactivation testée
- Image de marque de l'entreprise appliquée à la WebApp
- Points de stationnement avec QR installés et scannés depuis 3 téléphones différents
- DPO informé : registre des traitements mis à jour avec le nouveau service
- Pilote avec 10–15 salariés pendant 2 semaines avant le lancement général
Le business case pour le COO
Un programme de 30 vélos électriques coûte ~2 500–3 500 €/mois tout compris (logiciel, leasing et maintenance) — moins que 4 places de parking à Madrid ou Barcelone — et génère des données ESG exportables (trajets, km, CO₂ évité) pour le reporting CSRD. Le contexte stratégique complet est dans le guide du corporate sharing, et les chiffres de rentabilité dans l'analyse de ROI.
Questions fréquentes
Des personnes extérieures à l'entreprise peuvent-elles voir ou utiliser la flotte ?
Non. Avec l'accès restreint par domaine, la flotte n'apparaît sur aucune carte publique et l'inscription rejette tout e-mail hors du domaine d'entreprise autorisé. L'onboarding et l'offboarding se synchronisent avec les mouvements de personnel depuis le panneau.
Que se passe-t-il si un salarié sort un vélo du campus ?
La geofence le détecte : le panneau émet une alerte avec la position GPS et, selon la configuration, le système peut empêcher la clôture de la location hors zone ou appliquer les frais définis. Le vélo reste localisable à tout moment.
Quelles données personnelles sont traitées et sur quelle base légale ?
Uniquement le minimum opérationnel : e-mail professionnel, téléphone et données d'usage du véhicule. La plateforme agit en tant que sous-traitant avec hébergement UE, et l'entreprise garde le contrôle en tant que responsable de traitement — conformément au RGPD et aux exigences habituelles des DPO d'entreprise.
Les salariés doivent-ils installer une application ?
Non. Tout le parcours (inscription avec e-mail professionnel, déverrouillage, restitution) se déroule dans une WebApp depuis le navigateur du téléphone, dans la langue du téléphone. L'adoption interne est immédiate car il n'y a aucune friction d'installation.
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